Gestión documental: organización, control y productividad para enfrentarse a la economía del espacio y tiempo.

El concepto “gestión documental” es hoy un tecnicismo al uso, si bien, en la realidad existe un amplio desconocimiento del funcionamiento, el objetivo y las ventajas generales de un sistema integrado de organización y control de la documentación y de los archivos internos.

Gestión y control efectivo: simplicidad, inmediatez y reducción de costes: Sencillamente, el personal tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad, con los beneficios añadidos de la eliminación de desplazamientos, minimización de tiempo de consultas y tareas de archivo, reducción de espacio físico de almacén, y eliminación de problemas de localización, pérdida o daño de documentos…

Racionalización de los recursos: La gestión documental facilita que la información pueda compartirse, esté accesible y se utilice de manera eficiente, como un recurso colectivo. Gracias a ello se produce una drástica reducción de problemas como la duplicidad de documentos, la inversión en fotocopias, dobles grabaciones de datos, etcétera. Los actuales sistemas de seguridad garantizan además reducir costes en seguridad física, custodia, duplicidades, alquileres o compra de locales o de espacio de almacenamiento.

Productividad y valor añadido Una gestión documental, además de reducción de costes, fomenta la productividad y genera valor añadido adicional, gracias a la accesibilidad y velocidad de acceso a la información dentro y fuera de la organización de manera segura y eficiente.

DINOF facilita sistemas multifuncionales de la mano de OKI, Kyocera o HP con el fin de ayudar en la conversión de documentación física en formato digital para su posterior tratamiento, archivo y organización.